PRIVACYVERKLARING

Jouw privacy is voor Beauty by Roos van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: “AVG”). Dit betekent dat wij:

  • Via deze privacyverklaring onze doeleinden voor het verwerken van jouw persoonlijke gegevens duidelijk vastleggen, voordat wij deze gegevens verwerken;
  • Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en alleen die gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
  • Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens wanneer toestemming verplicht is;
  • Afdoende beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
  • Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw door ons verwerkte persoonsgegevens.

Jouw persoonsgegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat wij bij het bedrijf Beauty by Roos B.V. allemaal doen met informatie die wij over jou te weten komen.

Als je vragen hebt of wilt weten wat wij precies van jou bijhouden, neem dan contact op met Beauty by Roos (info@beautybyroos.nl of info@beautybyroos.be)

Beauty by Roos B.V., gevestigd aan het adres Algolweg nr. 18D te (3821 BH) Amersfoort, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Dit geldt eveneens voor de Belgische vestiging te Antwerpen van Beauty by Roos B.V. (Belgisch ondernemingsnummer: 1011.142.351) .

 

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?:

Wij verwerken de volgende gegevens bij gebruik van onze (mobiele) websites en webshops, die jij als klant of potentiële klant van Beauty by Roos zelf hebt ingevuld of aangeleverd:

  • Jouw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres …);
  • Jouw persoonlijke bijzonderheden (geboortedatum, geslacht …);
  • Jouw financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummer met tenaamstelling ten behoeve van automatische incasso).

Naar aanleiding van jouw bezoeken en contacten met de Beauty by Roos salons bewaren wij naast bovengenoemde gegevens de volgende klantgegevens uit onze gezamenlijke historie:

  • Gemaakte afspraken;
  • Behandelingen;
  • Gekochte producten (consumptiegewoonten);
  • Kassabonnen;
  • Gespaarde punten;
  • Verkochte abonnementen;
  • SEPA incasso’s;
  • Betaalgeschiedenis;
  • E-mails, Whatsapp-berichten en SMS-jes die aan jou gestuurd zijn;
  • Voor- en nafoto’s;
  • Reviews die jij hebt ingevuld;
  • Informatie die relevant is voor je behandeling, zoals kleuren, aantal stuks, ed;
  • Gegevens inzake financiële transacties (bv. stortingen) en solvabiliteit;
  • In voorkomend geval: informatie over overeenkomsten en schikkingen, over klachten, incidenten of ongevallen …

Naar aanleiding van jouw contractuele relatie met Beauty by Roos, als leverancier of (uitvoerder van een) onderaannemer, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres …);
  • Financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummer);
  • Financiële transacties (bv. stortingen);
  • Beroepsactiviteiten;
  • Overeenkomsten en schikkingen;
  • KvK of KBO/BTW-nummer;
  • Solvabiliteit;
  • Compensatie;
  • Leveranciers-/onderaannemersnummer;
  • Informatie over gebeurlijke klachten, incidenten en ongevallen;
  • Beroep en betrekking van de onderaannemer;
  • Huidige betrekking van de onderaannemer;
  • Loopbaan (vorige betrekking bij werkgevers) van de onderaannemer;
  • Opleiding van de onderaannemer;
  • Organisatie van het werk (projecten, huidige verantwoordelijkheden, functie …) van de onderaannemer;
  • Beoordeling kwaliteit van de uitvoering van de onderaannemer;
  • Etc.

Voor de persoonsgegevens die we verwerken van ons personeel, verwijzen we naar de uitgebreide afzonderlijke privacyverklaring voor werknemers.

Wij wijzen je er vriendelijk op dat je de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die je ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Als jouw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij je ons dit te melden.

Je bent niet verplicht om jouw persoonsgegevens mee te delen, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer je niet instemt met de verzameling en verwerking.

 

MET WELK DOEL EN OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Beauty by Roos verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:      

Gegevens van klanten en prospecten

De doeleinden van de verwerkingen van jouw persoonsgegevens zijn de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomsten, het leveranciersbeheer en beheer van onderaannemers, onze boekhouding, en het beheer van eventuele geschillen, klachten en betwistingen, alsook van onze public relations.

Jouw gegevens worden immers onder meer verwerkt voor:

  • Het aanmaken van een account of afsluiten van een abonnement;
  • Het afhandelen van jouw betaling;
  • Het inplannen van jouw afspraken;
  • Het u goed van dienst kunnen zijn in de Beauty by Roos salons;
  • Het beantwoorden van uw vragen of verzoeken of het afhandelen van eventuele klachten;
  • Het dienen van gerechtvaardigde belangen van ons bedrijf, zoals een goede bedrijfsvoering, reclame en direct marketing doeleinden en het aanbieden van verwante producten en diensten, in de salons of via de webshop van Beauty by Roos;
  • Klanttevredenheidsonderzoeken;
  • Ter verbetering van de kwaliteit van onze producten en diensten;
  • Ter verbetering van onze websites en webshops;
  • Het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
  • Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Om je te kunnen informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Beauty by Roos analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op de volgende grondslagen:

  • Jouw toestemming (bv. voor de uitlezing van bankkaart en identiteitskaart bij het afsluiten van een abonnement)
  • Uitvoering van de overeenkomst
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang

Gegevens van leveranciers (incl. onderaannemers)

De doeleinden van de verwerkingen zijn de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomsten, het leveranciersbeheer en beheer van onderaannemers, onze boekhouding, en het beheer van eventuele geschillen, klachten en betwistingen, alsook van onze public relations.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (bv. inzake btw-verplichtingen) en/of ons gerechtvaardigd belang.

Andere gegevens

Naast de hierboven voorziene gegevens verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals nuttige contacten binnen onze sector en netwerkcontacten. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Beauty by Roos zal niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten nemen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen, noch word je onderworpen aan profilering. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Beauty by Roos) tussen zit.

 

HOE LANG BEWAREN WE PERSOONSGEGEVENS?

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

VERSTREKKEN WE GEGEVENS AAN DERDEN?

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verder verwerkt worden door derde dienstverleners.

Wij zullen jouw gegevens uitsluitend aan anderen verstrekken indien dat nodig is om jou de gevraagde dienst te kunnen leveren dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. We zullen niet meer informatie verstrekken dan nodig is voor dat specifieke doel.

Denk hierbij aan:

  • Banken (pin, credit card of automatische incasso);
  • De belastingdienst of andere overheidsdiensten ( bv. als zij een onderzoek uitvoeren);
  • Onze boekhouders, revisoren/belastingadviseurs, verzekeringsmaatschappijen …
  • Onze professionele adviseurs;
  • (Uitvoerders van) onderaannemers, dienstverleners, leveranciers (bv. van ons afspraaksysteem en kassasysteem);
  • Payment service providers voor online bestellingen;
  • Postbedrijven voor het bezorgen van bestellingen;
  • Deurwaarders of incasso diensten in geval van betalingsachterstand.

Beauty by Roos deelt jouw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van jouw overeenkomst met ons en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van jouw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Beauty by Roos blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Daarnaast kan Beauty by Roos jouw persoonsgegevens aan andere derden verstrekken. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden of, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zou worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketing bureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

Dit privacy statement is niet van toepassing op internetsites van derden die via onze website door middel van hyperlinks of banners kunnen worden bezocht.

 

MINDERJARIGEN:

Kinderen onder de 16 jaar worden alleen in ons klantenbestand opgenomen met toestemming van ouders/voogd, en wel op naam van de ouders/voogd. Onder de 18 jaar kunnen bovendien geen abonnementen afgesloten worden.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent, dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@beautybyroos.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

 

MAILCHIMP, MAUTIC, AIMY EN SALONHUB

Voor het verzenden van nieuwsbrieven en servicemails maken wij gebruik van Mailchimp en Mautic, een derde partij die eventuele nieuwsbrieven en servicemails afhandelt. Alle bevestigingsmails en sms-berichten met betrekking tot gemaakte afspraken die jij ontvangt, worden verzonden via de servers van Salonhub of Aimy. Mailchimp, Mautic, Aimy en Salonhub zullen jouw persoonsgegevens nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd is verzonden ziet u de ‘uitschrijven’ link. Als u hier op klikt zal jij geen e-mail meer ontvangen. Dit kan de functionaliteit van onze website ernstig verminderen! Jouw persoonsgegevens worden door Mailchimp, Mautic, Aimy en Salonhub beveiligd opgeslagen. Mailchimp, Mautic, Aimy en Salonhub maken gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. Mailchimp, Mautic, Aimy en Salonhub  behouden zich het recht voor om jouw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

 

OFFICE365

Beauty by Roos maakt voor haar reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Office365. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van jouw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Office365 heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.

 

BASECONE, TWINFIELD EN MONEYBIRD

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Basecone, Twinfield en Moneybird. Wij delen jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot jouw bestelling of afgenomen dienst. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Jouws persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Basecone, Twinfield en Moneybird zijn tot geheimhouding verplicht en zullen jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Basecone, Twinfield en Moneybird gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

 

SALONHUB, AIMY EN PILLARRR

Voor onze ledenadministratie maken wij gebruik van de diensten van Salonhub, Aimy en Pillarr. Hierin verzamelen wij gegevens die noodzakelijk zijn voor het maken van een afspraak en voor het afsluiten van een abonnement. Jouw persoonsgegevens worden beschermd opgeslagen. Salonhub, Aimy en Pillarr zijn tot geheimhouding verplicht en zullen jouw gegevens niet gebruiken voor eigen of andere doeleinden anders dan hierboven vermeld.

 

VOYS

Voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden maken wij opnames van de telefoongesprekken van onze klantenservice. Hiervoor maken wij gebruik van de diensten van VOYS. Jouw gesprekken worden beschermd opgeslagen. VOYS is tot geheimhouding verplicht en zullen jouw gegevens niet gebruiken voor eigen of andere doeleinden dan hierboven vermeld.

 

FACEBOOK, INSTAGRAM, PINTEREST en TIKTOK

Beauty by Roos wijst jou erop dat jij haar social media pagina’s en de functies ervan op eigen verantwoordelijkheid gebruikt. Dat geldt met name voor het gebruik van de interactieve functies. Als alternatief kun je de op deze pagina’s aangeboden informatie ook op onze website bekijken. Als je onze pagina’s bezoekt, registreren Facebook, Instagram, Pinterest en TikTok o.a. jouw IP-adres en andere informatie die in de vorm van cookies op jouw pc aanwezig is. Deze informatie wordt gebruikt om ons als exploitant van de pagina’s statistische informatie over het gebruik daarvan ter beschikking te stellen. De gegevens die in dit verband over jou worden verzameld, worden door hen verwerkt en kunnen daarbij naar landen buiten de Europese Unie worden overgedragen. Meer informatie over hun gegevensbeleid wordt door Facebook, Instagram, Pinterest en TikTok beschreven op hun applicaties. Daar vind je ook informatie over mogelijkheden om contact op te nemen en over de instelmogelijkheden voor advertenties.

De verwerking van persoonsgegevens op de in deze paragraaf genoemde pagina’s vormt een gerechtvaardigd belang van ons bedrijf of een derde als dient als rechtsgrondslag voor de verwerking indien de belangen, grondrechten en grondvrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen dan het eerstgenoemde belang.

 

GEBRUIKEN WIJ COOKIES, OF VERGELIJKBARE TECHNIEKEN?

Beauty by Roos gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

 

GOOGLE ANALYTICS

Door het gebruik van onze website ga je ook akkoord met ons gebruik van Google Analytics. Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. De via Google Analytics verkregen informatie kan gebruikt worden voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen niet anonimiseren. Beauty by Roos wijst op de mogelijkheid tot opt-out, zie ook de paragraaf hieronder.

 

GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Beauty by Roos en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@beautybyroos.nl of info@beautybyroos.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (NL) of Rijksregisternummer (B) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek . Beauty by Roos wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Dat kan via de volgende link:

 

HOE BEVEILIGEN WIJ PERSOONSGEGEVENS ?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Mocht er toch sprake zijn van een onvoldoende beveiliging of misbruik, neem dan contact op met Beauty by Roos via info@beautybyroos.nl of info@beautybyroos.be.

In geen geval kan de Beauty by Roos aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS

Beauty by Roos zal jouw persoonsgegevens uitsluitend in de Europese Economische Ruimte  verwerken. In het geval van doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte zal Beauty by Roos zich ervan vergewissen indien sprake is van een passend beschermingsniveau en/of passende waarborgen, dit met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.

 

WIJZIGINGEN

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Het verdient daarom aanbeveling dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Deze privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 18 september 2024.